Huom! / Obs! / NB!



Opinnäytteiden julkisuus: toimituskäytäntö muuttunut

Opinnäyte on toimitettava sitä pyytävälle asiakkaalle

Aalto-yliopiston opinnäytteet ovat julkisia asiakirjoja. Jokaisella on oikeus saada niistä tieto. Tämä periaate on todettu jo Opetusministeriön kirjeessä korkeakouluille vuonna 2004. Aalto-yliopiston oppimiskeskukseen arkistoidut opinnäytteet ovat suurimmalta osaltaan sähköisiä, osa alun perin sähköiseen muotoon tehtyjä, osa myöhemmin digitoituja. Osa sähköisessä muodossa olevista opinnäytteistä on julkaistu tekijän luvalla Aaltodoc-opinnäyteportaalissa (https://aaltodoc.aalto.fi). Tähän asti muihin kuin verkossa julkaistuihin opinnäytteisiin on voinut käydä tutustumassa Oppimiskeskuksessa. Nyt tilanne on hallinto-oikeuden tuomion myötä muuttunut.

Pohjois-Suomen hallinto-oikeus on lainvoimaisella tuomiollaan 15.2.2019 päättänyt, että Lapin yliopiston kirjaston tuli julkisuuslain nojalla toimittaa sähköisessä muodossa ollut opinnäyte sähköpostilla asiakkaan pyynnön mukaan, vaikka opinnäytteen tekijä ei ollut antanut verkkojulkaisulupaa. Tekijänoikeus ei rajoita tiedon antamista julkisesta asiakirjasta eikä tekijän lupaa toimittamiseen tarvita. Tämän hallinto-oikeuden päätöksen myötä myös Aalto-yliopiston oppimiskeskuksen käytäntö muuttuu. Jatkossa sähköisessä muodossa olevat opinnäytteet toimitetaan pyynnöstä asiakkaalle sähköpostilla maksutta, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai muun julkisuuslaissa mainitun syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa yliopiston toiminnalle. Julkisuuslain mukainen mahdollisuus saada opinnäyte sähköisessä muodossa ei tarkoita, että tiedon saaja voisi itse jakaa vapaasti opinnäytettä eteenpäin tai saattaa sen saataville tietoverkossa.

Opinnäytteitä ei jatkossakaan laiteta Oppimiskeskuksen ylläpitämään Aaltodoc-opinnäyteportaaliin kaikkien saataville ilman tekijän lupaa. Niiden metatiedot kuten tekijän ja opinnäytteen nimi, valmistumisvuosi, koulutusohjelma ja sisältöä kuvailevat asiasanat tulevat julkisesti nähtäville. Opinnäytteen tekijä voi halutessaan antaa luvan kokotekstin julkaisemiseen, jolloin opinnäyte kokonaisuudessaan tulee kaikkien Aaltodocin käyttäjien saataville pdf-muodossa. Jos lupaa ei anneta, opinnäyte ei ole poimittavissa suoraan Aaltodocista mutta asiakkaalla on mahdollisuus pyytää se Oppimiskeskuksesta (oppimiskeskus@aalto.fi).

Salaisia opinnäytteitä ei ole mutta tausta-aineisto ei ole julkista

Perustuslain mukaan viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia. Myös opinnäytteet ovat julkisia asiakirjoja. Jos opinnäytteen tekijä saa rahoitusta esimerkiksi yritykseltä, varsinaiseen arvosteltavaan työhön ei saa sisällyttää liike- tai ammattisalaisuuksia, vaan ne on jätettävä työn tausta-aineistoon. Tausta-aineisto ei ole osa opinnäytettä eikä sitä tallenneta Oppimiskeskuksen Aaltodoc-opinnäyteportaaliin.

Mitä opiskelijan pitää tietää opinnäytteen julkisuudesta?

Opinnäytettään valmistelevan opiskelijan tulee ottaa huomioon, että opinnäyte on julkinen asiakirja. Arvosteltavaksi jätettävään opinnäytteeseen ei saa siten sisällyttää mitään salassa pidettävää tietoa. Tiedot opinnäytteistä ovat haettavissa Aaltodoc-portaalista ja opinnäytteiden arkistokappaleet ovat nähtävissä Oppimiskeskuksessa joko painetussa tai sähköisessä muodossa. Lisäksi Oppimiskeskuksen on toimitettava sähköisessä muodossa oleva opinnäyte sähköisessä muodossa sitä pyytävälle asiakkaalle.

Jos opinnäyte tehdään esimerkiksi yrityksen toimeksiannosta, on liikesalaisuutena pidettävät asiat jätettävä tausta-aineistoon, jota ei sisällytetä itse arvosteltavaan opinnäytteeseen.


Lisätietoja: Anna Johansson, Matti Raatikainen (etunimi.sukunimi@aalto.fi)

Viitteet: Suomen perustuslaki (731/1999), laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), Opetusministeriön kirje 3/500/2004, Pohjois-Suomen hallinto-oikeuden päätös 15.2.2019/0036/1



Lärdomsprovens offentlighet: ny praxis för distribution

Lärdomsprov lämnas ut till kunder på begäran

Vid Aalto-universitetet är lärdomsproven offentliga handlingar, som alla har rätt att ta del av. Denna princip har slagits fast redan år 2004 i undervisningsministeriets brev till högskolor. Största delen av de lärdomsprov som arkiverats vid Aalto-universitetets lärcenter är elektroniska. En del av dem har gjorts i elektronisk form från första början, medan andra har digitaliserats senare. En del av de elektroniska lärdomsproven har med författarens tillstånd publicerats i lärcentrets portal Aaltodoc (https://aaltodoc.aalto.fi). Hittills har det endast varit möjligt att bekanta sig med lärdomsprov som inte publicerats på webben genom att besöka lärcentret. Detta har nu ändrats genom ett beslut av en förvaltningsdomstol.

Norra Finlands förvaltningsdomstol har genom ett beslut som vunnit laga kraft 15.2.2019 beslutat att Lapplands universitets bibliotek med stöd av lagen om offentlighet är skyldigt att lämna ut ett lärdomsprov i elektronisk form på en kunds begäran, även om författaren till lärdomsprovet inte gett sitt tillstånd till publicering på webben. Utlämnande av uppgifter ur en offentlig handling begränsas inte av upphovsrätten och kräver inte tillstånd av författaren. Förvaltningsdomstolens beslut leder till förnyad praxis även vid Aalto-universitetets lärcenter. I fortsättningen kommer elektroniska lärdomsprov att på begäran skickas till kunder per e-post utan avgift, om inte detta medför oskälig olägenhet för verksamheten på grund av att antalet handlingar är stort eller någon annan därmed jämförbar orsak. Möjligheten att ta del av en handling i enlighet med lagen om offentlighet innebär inte att mottagaren fritt kan sprida den vidare eller göra den tillgänglig i ett datanät.

Lärdomsprov kommer inte heller i fortsättningen att göras tillgängliga för allmänheten i Aaltodoc utan författarens tillstånd. Metadata, såsom författarens och lärdomsprovets namn, utexamineringsår, utbildningsprogram och nyckelord för lärdomsprovet görs synliga för allmänheten. Författaren till lärdomsprovet kan om hen så önskar ge sitt tillstånd för publicering av lärdomsprovet i fulltext, varvid hela lärdomsprovet görs tillgängligt i PDF-format för alla användare av Aaltodoc. Om författaren inte ger sitt tillstånd är lärdomsprovet inte direkt tillgängligt i Aaltodoc, utan kunden kan begära det av lärcentret (oppimiskeskus@aalto.fi).

Inga lärdomsprov är hemliga, men bakgrundsmaterial är inte offentligt

Enligt grundlagen är handlingar och upptagningar som innehas av myndigheterna offentliga. Även lärdomsprov är offentliga handlingar. Om författaren till ett lärdomsprov får finansiering från till exempel ett företag får det arbete som hen lämnar in för bedömning inte inkludera affärs- eller yrkeshemligheter, utan dessa ska förbli en del av bakgrundsmaterialet. Bakgrundsmaterial hör inte till lärdomsprovet och förs inte in i Aaltodoc.

Vad behöver den studerande veta om lärdomsprovets offentlighet?

En studerande som gör sitt lärdomsprov ska ta hänsyn till att lärdomsprovet är en offentlig handling. Ett lärdomsprov som lämnas in för bedömning får således inte innehålla konfidentiella uppgifter. Uppgifter om lärdomsproven finns i Aaltodoc, och arkiverade exemplar av lärdomsproven finns tillgängliga i tryckt eller elektronisk form på lärcentret. Därtill ska lärcentret skicka elektroniska lärdomsprov i elektronisk form till kunder på begäran.

Om ett lärdomsprov görs på uppdrag av ett företag ska affärshemligheter enbart ingå i bakgrundsmaterialet och inte inkluderas i det arbete som lämnas in för bedömning.


Mer information: Anna Johansson, Matti Raatikainen (fornamn.efternamn@aalto.fi)

Referenser: Finlands grundlag (731/1999), lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), undervisningsministeriets brev 3/500/2004, Norra Finlands förvaltningsdomstols beslut 15.2.2019/0036/1


Theses as public documents: change in distribution practices

Theses are sent to customers who request them

Aalto University theses are public documents. Everyone has the right to obtain information about them. This principle was affirmed in the guidelines for higher education institutions issued by Finland’s Ministry of Education in 2004. The majority of the theses archived at Aalto University Learning Centre are electronic. Some were originally produced in an electronic format, others were not, but were digitised later. A portion of those published in electronic format reside, with the author’s permission, online in the Aaltodoc archive (https://aaltodoc.aalto.fi). Until recently, theses not published online could be viewed only by visiting the Learning Centre. That situation has now changed following a decision by a Finnish administrative court.

The Administrative Court of Northern Finland issued a ruling, effective 15 Feb. 2019, that the library of the University of Lapland shall, according to the Act on the Openness of Government Activities (621/1999), email theses produced in digital format to customers on request, even without the author’s permission for online publishing. As copyright does not restrict the giving out of a public document, no permission is needed from the author in order to provide the document. The practices of Aalto University Learning Centre shall change accordingly in line with this ruling. In future, electronic theses will be sent to requesting parties free of charge, unless the volume of requests, or comparable reason stated in the Openness act, would unreasonably inconvenience the university’s operations. The possibility provided by the Openness act to obtain a thesis in digital format does not mean that the recipient may freely forward it or distribute it to others through a data network.

As in the past, no thesis will be put on the Aaltodoc portal, where it may be obtained by anyone, unless the author gives his or her consent. Thesis meta data, however, (such as the name of the thesis and author, the author’s graduation year and degree programme, and thesis keywords) shall continue to be available online for public view. Authors may choose to make their entire thesis texts public, in which case the thesis in its entirety will be available to all Aaltodoc users in PDF form. If permission is not granted, the thesis shall not be obtainable directly from Aaltodoc, but a customer may submit a request to the Learning Centre for it (oppimiskeskus@aalto.fi).

No thesis is secret, but background material remains nonpublic

According to the Constitution of Finland, documents and electronically saved files in the possession of public authorities are public, including theses. If a thesis author receives funding from, for example, a private company, the actual thesis content intended for evaluation may not contain commercial secrets or trade secrets. Content that does contain such secrets may only be included in the background material. Background material is separate from the thesis itself, and therefore it is not saved on the Aaltodoc portal.

What a student should know about the public nature of academic theses

Students who are preparing their theses should keep in mind that the thesis is a public document. The thesis submitted for evaluation may not contain any secret information, as information about the thesis can be retrieved from the Aaltodoc portal. Archived copies of the thesis itself may be viewed at the Learning Centre in electronic or in printed form. In addition, theses produced in a digital format will be electronically sent by the Learning Centre to anyone requesting a copy.

If a thesis is produced on commission for a business, any parts of the thesis containing commercial secrets must be left as part of the background material, and not be included in the actual thesis for evaluation.


For further information, contact: Anna Johansson, Matti Raatikainen (firstname.lastname@aalto.fi)

References: The Constitution of Finland (731/1999), Act on the Openness of Government Activities (621/1999), Ministry of Education guidelines 3/500/2004, Ruling of the Administrative Court of Northern Finland 15 Feb 2019/0036/1.