På svenska | In English

Ajankäytön suunnittelussa keskeistä on se, että suuntaat oman toimintasi niitä tavoitteita, kohden, joita todella haluat saada aikaiseksi. Paras keino on joka aamu miettiä, mikä on tänään päivän tärkein asia ja saada se iltapäivään mennessä tehtyä.

Aallon psykologien tekemältä ajankäytön videolta saat lisää tietoa ajanhallinnasta.

Projektien toteuttamisessa tavoitteeseen pyritään ryhmän kanssa. Selkeä tavoite, sovitut toimintatavat, tehtävien ositus ja aikataulutus sekä toiminnan arviointi tuovat projektien toteuttamiseen virtaviivaisuutta.

Itsensä johtaminen on taitolaji, jota opiskeluaikana kannattaa kehittää. Selvitä, miten saat purjeet vetämään oikeaan suuntaan.

Opiskeluaika on elämänvaihe, johon itsensä johtamisen taitojen opiskelu kuuluu elämänkaareen kuuluvana osana. Itsensä johtaminen tarkoittaa sitä, että pystyy asettamaan realistisia tavoitteita ja pyrkii niihin. Mikäli mutkia on matkalla, osaa tunnistaa ongelmat ja etsiä niihin apua ja ratkaisuja.

Itsensä johtamisen osa-alueita ovat selkä ja faktapohjainen ajattelu, johon kuuluu osana kyky erotella omat tulkinnat ja luulot faktoista. Toisena osa-alueena ovat tunteiden säätelytaidot. Kolmas osa-alue on kyky tehdä päätöksiä, hakea niiden tueksi oikeaa tietoa ja uskallusta luottaa omaan arvostelukykyyn. Neljäntenä tulee kyky säädellä omaa energiatasoa ja pitää huolta omasta hyvinvoinnista. On tärkeää tunnistaa, mitkä asiat tuovat iloa, haastavat positiivisesti ja milloin tarvitsee lepoa.

Viides ulottuvuus liittyy omien tavoitteiden, arvojen ja toiminnan keskinäiseen linjakkuuteen. Kalenteri ja tiliote kertovat toiminnastasi, niissä näkyvät mitkä sinulle ovat tärkeitä asioita ja mihin todellisuudessa suuntaat resurssisi. Aika ajoin on hyvä tarkistaa, kuinka tietoisesti ohjaat näitä valintojasi ja oletko niihin tyytyväinen. Joskus omat tavoitteemme ja toimintamme eivät ole linjassa. Sanomme, että joku asia on meille tärkeä, mutta emme käytä siihen aikaamme tai rahaamme. Tällainen tilanne alkaa syödä motivaatiota pitemmän päälle.

Mikäli arvot ja tavoitteet ovat linjassa keskenään, on motivoituminen helpompaa. Omia arvoja voi tunnistaa esimerkiksi seuraavan harjoituksen avulla:

Mieti, mikä on viimeisen puolen vuoden aikana sinulle ollut ns. ”sweet spot”- tosi jees toimintaa eli toimintaa, jossa olet kokenut onnistumista, innostumista ja inspiraatiota. Yritä löytää tilanteista, joissa voit olla mukana tällaisessa tekemisessä ja huomaa, että näissä asioissa monet arvoistasi aktivoituvat.


 Tavoitteiden asettaminen

Tavoitteiden asettaminen

Tavoitteiden saavuttaminen ei ole yhtä helppoa tilanteessa, jossa muut ovat asettaneet ne puolestasi. Joskus omat arvot ja tavoitteet ovat esimerkiksi ristiriidassa muiden ihmisten sinulle asettamien odotusten kanssa. Aika ajoin on syytä pysähtyä tarkistamaan omia tavoitteita.

Listaa paperille mieleesi tulevat tärkeät asiat, joihin haluat käyttää aikaasi.

Ryhmittele asiat siten, että yhteen kurssiin liittyvät asiat muodostavat yhden kokonaisuuden, yhteen harrastukseen liittyvät toisen jne. 

Priorisointi. Mitkä näistä ovat tärkeimpiä asioita?

 A- luokan tavoitteet ovat niitä asioita, joilla ”tehdään merkityksiä” –  pääset tavoitteisiin ja elät oman näköistä elämää. Ryhmittele tavoitteesi kolmeen ryhmään.

  • A tavoitteet: valitse tähän neljä-kuusi ydinasiaa, esim. tärkeimmät pääaineen kurssit sekä tärkein vapaa-ajan tavoite. Tuloksen, tavoitteiden saavuttamisen ja tulevaisuuden kannalta nämä ovat kaikkein tärkeimmät työtehtäväsi. Käytä paras aikasi (prime time) ja energiasi suoritustasolla 80-100%.
  • B tavotteet: Välttämättömiä töitä, usein rutiineja, joiden tulosvaikutus vähäisempi. Käytä vain kohtuullisesti aikaa ja energiaa suoritustasolla 60-80%. Nämä ovat välttämättömät rutiinit ja tukitehtävät voivat olla sinänsä kiinnostavia,  mutta jotka eivät ole omien tavoitteittesi kannalta niin keskeisiä
  • C tavoitteet: asiat, joita teet, jos aikaa jää ja ehdit. Kiireen tullessa voi näistä karsia. Suoritustaso 0-60%.

Tavoitteiden pilkkominen osiin

Pilko tehtävät niin pieniin osiin, että saat ne varmasti tehtyä. Sopiva kokonaisuus on esim. tunnin mittainen työskentely. Näin varmistat, että saat onnistumisen kokemuksia.

Pura tavoitteet viikoittaisiksi tehtäviksi kysymällä mitä minun on tehtävä, jotta tavoite toteutuu?

  • Esim. jos aion päästä matikan kurssista läpi, viikoittaisia tehtäviä ovat luennolla käynti, materiaalien hankkiminen,  laskeminen, laskuharjoituksissa käynti, laskutupaan osallistuminen, kavereiden kanssa laskeminen, neuvojen kysyminen, puuttuvien tietojen opettelu muilta sivustoilta, heikosti hallittujen osuuksien kertaaminen
  • Esim. jos aion päästä  kuntoon, viikoittaisena tehtävänäni on urheilla 4 kertaa viikossa
  • Jos kyseessä on 5 opintopisteen kurssi, tasaisesti suoritettu viikoittainen työmäärä kuuden periodin kurssilla on melko suuri. Työtunteja kurssin suorittamiseen vaaditaan yhteensä 135. Tämä jaettuna kuudelle viikolle tarkoittaa yli 20 työtuntia viikossa, joka kirjataan viikkokalenteriin.

Omasta hyvinvoinnista huolehtiminen A-prioriteetiksi

Muista merkata kalenteriin oman itsesi huolehtimiseen liittyvät asiat kuten urheilu ja ravinto.

I Love Arki sivuilta voit lukea hyvinvointiin ja arjen hallintaan liittyvistä asioista.

Välttelyn lopettaminen

Tavoitteiden pilkkominen riittävän pieniin osiin on paras keino välttelyn lopettamiseksi. Mieti, mikä on pienin mahdollinen teko tavoitteen suuntaan, aseta se tavoitteeksi ja tee se. Näin energia alkaa virrata oikeaan suuntaan.

Välttelyn taustalla on usein pelko siitä, että emme selviydy jostakin, tehtävä tuntuu liian suurelta ja vaikealta. Usein pelko on todellisuudessa pahempaa kuin mahdolliset kielteiset seuraukset. Tunnista, millaisia välttelykeinoja sinulla on? Pelaaminen? Sometus? Hyppääminen asiasta toiseen? Sosiaaliset menot?

Paras aika aloittaa on NYT.

Käytä pomodoro tekniikkaa – yritä keskittyä puolen tunnin ajan: http://pomodorotechnique.com/

Palkitse itseäsi pienten tavoitteiden saavuttamisen jälkeen. 

 Viikkosuunnitelman tekeminen

Viikkosuunnitelman tekeminen

Varaa joka viikko aikaa viikkosuunnitelman tekemiseen. Kirjaa viikkosuunnitelmaan tavoitteet, pura ne auki konkreettisiksi tehtäviksi ja kirjaa tehtävät kalenteriin. Osa tehtävistä, kuten osallistuminen luennolle, voidaan siirtää suoraan kalenteriin. Joidenkin tehtävien osalta ei voi tietää etukäteen tarkkaan aikaa, se kannattaa silloin kirjata päivän pääasiaksi päivän alkuun. Luennot ja harjoitukset saat My Courses järjestelmästä liitettyä suoraan esim. googlen kalenteriin. Kysy tutorryhmästä neuvoa, jos tekninen toteutus ei heti onnistu.

  • Tarkista kalenteri päivittäin
  • Mieti aamulla, mikä on päivän pääasia
  • Tarkasta tavoitelista viikoittain (printtaa seinälle)
  • Tunnista, mitkä ovat sinulle tärkeimpiä tavoitteita
  • Varmista, että sinulla on hyvä kuva siitä,

–      mitä tänään aiot tehdä ja mikä on päivän pääasia

–      mitä tällä viikolla aiot tehdä

"Recognize your prime time and defend it ruthlessly” Professori Randy Pausch

Jokaisella ihmisellä on paras aika päivästä (prime time). Tunnista se ja käytä se aika itsellesi tärkeimpien asioiden toteuttamiseen. Ole jämäkkä ja sano silloin ei muille asioilla. Poista häiriötekijät. Sulje myös viestintävälineet. Keskeytyksestä kuluu 15 minuuttia, ennen kuin mieli palautuu vaikean asian äärelle, jota olit tekemässä.

Itsenäisen opiskelusuunnitelman tekeminen kalenteriin

Korkeakoulussa suurin osa opiskelusta tapahtuu itsenäisesti. Kirjaa näkyviin mm. aika, jonka käytät luennolle valmistautumiseen. Saat enemmän irti luennosta, kun olet tutustunut etukäteen aineistoon. Kirjaa myös näkyviin luennon kertaamiseen käytettävä aika esim. luennon jälkeisenä päivänä. Näin tenttiin opiskelu helpottuu huomattavasti. Kertaamisessa voit tehdä yhteenvedon luennon keskeisestä asioita esim. jollakin visuaalisella tavalla.

Käytä apuna opiskelijoiden tekemiä vinkkejä.

Seuraa ajankäyttöäsi

Kirjoita muutaman viikon ajan ylös mitä oikeasti teit ja paljonko käytit opiskeluun aikaa. Saatat huomata, ette käyttänytkään aktiiviseen opiskeluun aikaa niin paljon kuin luulit.

  • Arvioi onnistumistasi – miten hyvin suunnitelmat pitivät paikkaansa. Missä onnistuin? Missä tuhlasin aikaani? Onko aikavarkaita, eli asioita, joihin aikaa menee huomattavasti enemmän kuin mitä olin luullut. Mikä oli haasteellista? Oliko suunnitelmani realistinen ja käyttökelpoinen? Jos poikkesin tavoitteistani, teinkö sen tietoisesti vai huomaamattani? Mitä pitää muuttaa. Mitkä asiat tapahtuivat eri lailla kuin odotit? Oliko suunnitelma liian yksityiskohtainen? Tai liian tiivis?
  • Opiskelijat, jotka ensimmäisen vuoden aikana tekevät ajankäytön seurantaa neljän viikon ajan, selviytyvät opinnoistaan keskimääräistä nopeammin. 

Käytä apuna Tavoitteet ja tehtävät mallia.

Ulkoistettu muisti

Käytä keräyspisteitä: kalenteria ja to do listoja

Sillä työmuistin ulkoistaminen säästää voimiasi tärkeämpiin asioihin

  • Mitä enemmän asioita on mielessä, sitä vähemmän saa aikaiseksi
  • Kerää yhteen kaikki ne asiat, jotka sinun tulee hoitaa pois päiväjärjestyksestä – nyt, myöhemmin, joskus, pienet asiat, isot, keskikokoiset
  • Järjestele ne loogisesti, selkeästi ja konkreettisesti saadaksesi ne pois ajatuksistasi

Mikä tahansa keskeneräinen asia täytyy siirtää pois pään sisältä luotettavaan järjestelmään, keräyspisteeseen

  • Jos asian hoitaminen kestää alle 2 min, hoida se pois heti
  • Jos yli 2 min asia siirretään keräyspisteeseen
  • Keräyspiste on järjestelmä, jonka ääreen palaat säännöllisesti selvittämään siellä olevia asioita
  • Asiat ovat keräyspisteessä säilössä, kunnes päätät jatkotoimista
  • Keräyspisteet tulee “puhdistaa” kerran viikossa

Suuri osa stressistä syntyy mielessä pyörivistä asioista, jotka pitäisi tehdä, mutta joita vain siirtelee eteenpäin. Yritä tunnistaa asiat, joista kannat vastuuta ja jotka saavat hälytyskellosi soimaan. Kerää ne yhteen ja järjestä ne kokonaisuudeksi. Päätä mitä teet niille. Näin hallitset paremmin työkuormaan liittyvää stressiä ajanhallintataitojesi avulla. 

Sisu

Aina kaikki ei suju helposti. Kun homma ei toimi, tarvitset kykyä selviytyä pettymyksistä sekä sisua yrittää uudelleen. Sisuun voi yhdistää jämäkkyyttä: kun sinulla on jotain itsellesi tärkeää menossa on aika oppia sanomaan ei muiden ihmisten odotuksille. Kun keskityt tenttiin, voivat jotkut muut asiat odottaa.

Tee time management questionnaire ja selvitä, mitkä ovat vahvuutesi ja kehittämiskohtasi ajanhallinassa.

Lisää kirjallisuutta aiheesta:

David Allen: Kerralla valmista (Getting things done), 2015

Graham Alcott: How to be a Productivity Ninja: Worry Less, Achieve More and Love What You Do, 2015

 Projektien toteuttaminen

Projektien toteuttaminen

Projektiosaaminen on yksi tärkeimmistä työelämätaidoista, jonka opiskeluun kannattaa paneutua jo opiskeluaikana. Monet kurssit sisältävät ryhmätöitä ja näissä voi soveltaa projektinhallinnan työvälineitä.

Projektia kannattaa suunnitella, sillä usein kiinnostavissa projekteissa on vaarana tehdä ensin ja miettiä sitten. Hyvin suunniteltu on puoleksi tehty!

 

Projektityön vaiheet:

1. Aloitus: tavoitteen asettaminen

2. Projektin osittaminen päätavoitteisiin ja osatavoitteisiin

3. Projektin aikatauluttaminen

4. Projektin toteuttaminen ja Backlog

5. Projektin vetäminen

6. Ristiriitojen käsittely

7. Projektin lopettaminen ja tulosten arviointi

Projektin vaiheet

1. Aloitus: tavoitteen asettaminen

Projektin määrittely: tavoite, tuotokset ja kriteerit onnistumiselle

Ensimmäinen tehtävä on hahmottaa, mitä haluatte saada aikaan?

Mikä on ryhmän tehtävä ja kuinka hyvään suoritukseen pyritte. Projektin tavoite on esimerkiksi annettujen tehtävien suorittaminen.

Tuotoksena voi olla esimerkiksi ratkaistu ongelma, raportti työskentelystä ja esitys aiheesta tai vaikkapa sijoittajaenkeleille esitelty tuoteidea.

Onnistumisen kriteereillä tarkoitetaan opettajien tai esim. yritysten projektille asettamia tavoitteita. Lisäksi kannattaa miettiä, onko ryhmän jäsenillä erilaisia /samanlaisia tavoitteita projektin suhteen. Joku haluaa vain saada tehtävän läpi, toinen tavoittelee hyvää arvosanaa ja laadukasta lopputulosta. Yhteisen tavoitetason löytäminen on tärkeää.

2. Projektin osittaminen päätavoitteisiin ja osatavoitteisiin

Kun tavoite on määritelty, ryhmä voi ensin listata mitä halutaan tehdä tai mitä tulee tehdä tavoitteen toteuttamiseksi. Lappujen tuottamisen jälkeen hahmotetaan päätavoitteet ja hahmotetaan yksityiskohtaisemmat ideat niiden alle.

Kukin ryhmän jäsen pohtii, mitä meidän on tehtävä jotta tavoite toteutuu. Vastaukset ryhmitellään.

Projektin osittaminen merkitsee tehtäväkokonaisuuksien ja osatehtävien muodostaman kokonaisuuden hahmottamista. Seuraavassa esimerkissä ryhmän tehtävänä oli tuottaa johtamisen kurssille video johtamistilanteesta. Ryhmittelyn jälkeen tehdä kuva projektin osituksesta ja merkataan siihen, kuka vastaa mistäkin asiasta. 

3. Aikatauluttaminen

Aikataulun visualisoiminen yhteiselle pohjalle auttaa siinä, että jokainen näkee oman panoksensa merkityksen. Jos kamera ei ole valmiina, ei kuvaus onnistu ja projekti kaatuu. 

4. Projektin toteuttaminen ja Backlog

Projektin toteuttamisen ajaksi kannattaa luoda yhteinen tiedosto esim. Google driveen, jota kaikki pystyvät käsittelemään.   Suunnitelman nimi on project Backlog. Backlogin avulla kukin hahmottaa, missä mennään ja miten oma tekeminen vaikuttaa muiden tekemiseen. 

Mikäli projekti kestää pitkään (esim. 10 op), kannattaa välillä tarkistaa, pitääkö backlog paikkaansa ja onko sitä syytä muuttaa jo opittujen kokemusten valossa. Jos kyseessä on pitkä projekti, projekti kannattaa jaotella sprintteihin, esim. kuukauden mittaisiin työvaiheisiin. Sprintin jälkeen kannattaa tarkistaa, mitä on opittu ja miten opittu vaikuttaa siihen, mitä seuraavaksi tehdään (=retro)

 Ketterän projektin ominaisuus on, että tavoitetta ja keinoja siihen pääsemiseksi tarkastetaan matkan varrella ja tehdään siihen tarvittavia muutoksia. Projektin aikana tapahtuu oppimista, jonka avulla projektin tekemistä voidaan suunnata uudella tavalla. 

5. Projektin vetäminen

Ryhmän työ tehostuu, jos valitsette projektille vetäjän. Projektin vetäjän rooli voi myös vaihtua esim. viikoittain. Vetäjän tehtävänä on huolehtia omien projektin sisällöllisten vastuiden lisäksi siitä, että prosessi etenee eikä jumitu tai joku osa-alue jää tekemättä. Hän huolehtii siitä että:

-  tehtävien jakaminen osatehtäviksi onnistuu

-  pitää yhteyttä ryhmän jäseniin ja huolehtii, että kaikki tietävät missä mennään

-  pitää huolta tapaamisaikojen ja paikan sopimisesta ja siitä, että kaikki tietävät ne

-  ottaa yhteyttä jo joku putoaa kärryiltä tai ei tee tehtäviään

-  hahmottaa, mitkä osa-tehtävät on jo tehty ja mitä tekemättä

-  yrittää tunnistaa, jos jollain on ongelmia ja yrittää auttaa tätä henkilöä

-  organisoi Retron eli väliarvion, jolloin ryhmä tarkistaa

  • missä olemme nyt, mitä olemme jo tehneet
  • mikä menee hyvin
  • mitä pitää kehittää
  • mitä pitää vielä tehdä

-  vetäjä organisoi lopuksi loppuarvioinnin (review), jossa käydään läpi, miten projekti onnistui.

- Vetäjä saa myös hyvän tilaisuuden harjoitella johtamista.  Tehtävien jaossa kannattaa ottaa huomioon, että vetäjällä menee aikaa projektin johtamiseen. Tämän voi myös kirjoittaa auki raportissa, jos sellainen laaditaan.

6. Ristiriitojen käsittely

Luovassa tiimissä voidaan olla eri mieltä eikä ristiriitoja tarvitse pelätä. Onnistumisen kannalta tärkeää pitää huolta siitä, että kaikkien mielipiteitä kuunnellaan eikä kukaan dominoi liikaa. Vaikeita aiheita voi käsitellä kierrosten avulla. Kierros tarkoittaa sitä että

-  kukin kertoo vuorollaan oman näkemyksensä ja häntä kuunnellaan

-  puhujaa ei keskeytetä tai tyrmätä

-  jokaisella puhujalla on yhtä paljon aikaa kertoa oma näkökulmansa

-  keskustelu aloitetaan vasta kun kaikkia on kuultu

7. Projektin lopettaminen ja tulosten arviointi

Lopuksi arvioidaan keskustelemalla sitä, miten projektin tavoite toteutui, miten yhteistyö sujui, miten vetäminen sujui ja mitä tästä kaikesta opittiin.